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Organisateur de courses… pas si simple

L’Organisation d’une course avec Vanessa Orchilles

Dossier réalisé par Jean-François TATARD.

Ça y est, la saison des courses sur route est lancée…

Et ce second 10kms parisien de l’année, à Vincennes m’a donné l’idée d’aller visiter l’envers du décor. Qu’est-ce qui se cache derrière une organisation ? 

Rendons à César ce qui appartient à César, c’est Cedric Mousseau responsable Media pour un acteur majeur de la course à pied qui m’a soufflé l’idée. Mais si vous trouvez que le dossard est parfois trop cher ou si vous ne comprenez pas pourquoi c’est trop long à votre goût pour récupérer « votre teeshirt », ce papier aura pour objectif de vous réconcilier avec ceux qui se démènent pour vous offrir ce délicieux (ou douloureux) plaisir du dimanche matin. Et si vous affectionnez déjà particulièrement ces événements, alors l’objectif sera d’humaniser l’organisation et de vous faire découvrir qui sont ces femmes et ces hommes qui s’investissent pour le plaisir des runners.

ORGANISATEUR DE COURSES

Les courses à pied se multi­plient en France et les parti­ci­pants sont de plus en plus sont nombreux.  Qu’ils soient passionnés, compé­ti­teurs ou amateurs, en famille, en équipe ou seuls. Ce sont autant de courses possibles : trail, course nature, course à obstacle, et plus traditionnellement le 10 bornes sur route ou encore le semi, le 20 bornes et même le marathon. Après avoir participé à quasi tous les formats possibles et toutes les types d’organisation qui existent, je pourrais vous en présenter plusieurs. Du petit organisateur de l’association du village à ASO, le mastodonte du milieu. Mais j’ai choisi volontairement de vous présenter une organisation en prenant l’exemple de Sport Passion Organisation.

SPORT PASSION ORGANISATION:

Sport Passion, c’est l’histoire évidemment d’une passion : la course à pied ! C’est Michel Orchilles, un marathonien confirmé depuis plus de 20 ans qui s’est lancé le pari fou en 1997 de créer des évènements alliant qualité et convivialité en région parisienne. Aujourd’hui, avec poigne et charisme, c’est sa fille Vanessa qui a pris le relais. Et fort de ce succès, l’équipe qui s’est composée autours de cette jeune femme cathodique se constitue de gens excessivement passionnés et de professionnels qui mettent à profit aussi bien leur expertise que leur créativité au service de nous autres, coureurs à pied qui souhaitons concrétiser ou nous accomplir avec cette fois un dossard sur le ventre.

UN TRAVAIL D’ÉQUIPE 

Comme tout événement, cela demande de l’organisation (tiens justement), de l’anticipation et un travail d’équipe. Toutes les courses ne s’organisent pas de la même façon. Des exemples il en existe plusieurs : un marathon ne s’adresse pas au même public qu’une course nature ou ce format un peu nouveau qui est la course d’obstacles.

ÉCOUTE & OBSERVATION

Si en soi, le sport est toujours le même, ce sont surtout l’ambiance, les parti­ci­pants et le lieu qui donne le ton. Ainsi, l’organisateur s’adapte au participant. Cela nécessite de l’écoute et de l’observation. Ce n’est pas le runner qui s’adapte mais bien l’organisateur qui répond à un « besoin ». En fonction de ce qui est identifié, l’organisation met en avant des particularités bien appropriées. Cela nécessite dans une seconde étape et avant même l’établissement du cahier des charges d’évaluer les besoins en ressources humaines, mais aussi les plans, la logistique en adéquation ou encore les autorisations communales, territoriales, préfectorales, etc. En tenant compte aussi des arrêtés et que notre pays est encore sous plan vigipirate.

L’ORGANISATION PAR ÉTAPES

Il y a quelques incontournables. L’idée de la course peut venir d’un lieu ou d’un nom, mais ensuite c’est l’organisateur, comme Vanessa qui valide les étapes pour organiser sa manifes­tation sportive dans les règles et en lien avec le lieu choisi et plusieurs autres condi­tions.

QUELQUES CONDITIONS

Quand tu vois le déroulement du récent 10kms de Vincennes, tu ne t’imagines pas toutes les conditions que nécessitent une telle organisation. Tu te doutes qu’il y a un peu de boulot mais finalement, tu prends ton dossard, tu l’accroches, tu cours, tu termines, au passage t’en chies un peu (enfin j’espère) et puis tu récupères ta médaille et tu vas siroter quelques boissons, manger des collations et profiter de ce ravitaillement qui ressemble parfois plus à un super banquet. Mais derrière, il y a un travail considérable…

LA CONFORMITÉ 

Toutes les manifes­ta­tions de course doivent être informées auprès de la FFA (Fédération Française d’Athlétisme) afin de respecter le règlement. Et ils vont regarder tous les petits détails.

LES AUTORISATIONS

Ensuite, vous allez également avoir besoin d’autorisations. Et tu ne t’y prends pas un mois avant. C’est un investissement sur des mois et des mois et même des années. Les autorités administratives vont pas nécessairement accepter que vous bloquiez la route. Des axes qui parfois sont très convoités par les automobilistes.

LES ASSURANCES 

On n’est pas à l’abris mais il peut y avoir « de la casse ». Des casses matérielles mais aussi humaines. Je ne veux pas vous faire peur mais des malaises ou pire ça arrive. Ou en tous les cas il fait les prévoir. Ainsi, l’organisateur se couvre avec une assurance responsabilité civile.

LA SÉCURITÉ 

Un autre point crucial, la sécurité. Il faut médicalement couvrir les participants. Regardez le nombre de secouristes qui accompagnent les organisations. Il y a même des médecins parfois. La sécurité c’est aussi les gens au carrefour. Comptez le nombre mais ce sont des dizaines et des dizaines de signaleurs sur un simple 10 bornes. Pour pas dire une centaine.

ET DES COUREURS…

Tu peux avoir tout bien fait et faire un fiasco. Tu peux avoir une orga au top, si t’as pas de coureurs : tout tombe à l’eau ! Alors, cela nécessite un troisième investissement, celui d’attirer les foules. Ça passe par une plate­forme d’inscription pour vos ventes de dossards. Avec : Le formulaire et toutes les infos précieuses à récolter, c’est même parfois du « data sourcing », mais c’est le jeu. D’où viennent-ils ? à quelles autres courses ont-ils participé ? comment ont-ils entendu parler de cette course ? Il faut aussi récupérer les certif médicaux, les licences ou autres justifs. Mais il y a aussi le prix. On se pleint souvent que c’est cher mais quel est le prix ? Combien pour un dossard au 10kms de Vincennes par exemple ? Pas simple à établir non plus le positionnement du prix (pour pas dire du « prix du plaisir »). Et puis il faut peut-être des sas en fonction des niveaux et des meneurs d’allure posté toutes les 5 ou 10 minutes (Clein d’œil à Dominique Chauvelier). Il faut penser aux médailles de Finisher. Ou encore que le teeshirt au moment de la prise des dossards soit aussi très joli pour laisser un beau souvenir. Faut assurer de la communication. Les flyers pour les plus anciens mais surtout : être présent sur les réseaux sociaux est devenu un incontournable. Faut se faire référencer. Si vous n’êtes pas dans les calendriers, vous êtes morts. Faut aussi animer. Un speaker c’est presque devenu obligatoire si on veut faire vivre et durer un événement. D’ailleurs, un sujet ou un portrait sur notre ami Harry Bignon pourrait être une idée pour un prochain article. On peut aussi mettre des animations. Des animateurs débauchés dans les salles de sport qui coachent le « Warm Up » façon Veronique et Davina, le micro devant la bouche une heure avant le départ, aux espaces de récup avec des stagiaires ostéo ou kiné qui font leur gamme pour masser, il est indispensable de prévoir un accompagnement de proximité de l’inscription au contrôle de son chrono le lendemain sur internet. D’ailleurs, cela me fait penser, qu’il faut aussi dénicher des photographes. En tous les cas, Ça en fait des choses et j’en oublie…

POUR CONCLURE 

Finalement, sans autorisations ni cahier des charges, comme souvent je transgresse la conformité et les règles de sécurité, en écrivant ce papier qui avait juste pour objectif de faire un clin d’œil aux organisateurs. Merci Sport Passion Organisation, Merci Vanessa, Et Merci à tous les organisateurs de France et de Navarre de nous permettre de donner une raison de vivre à nos épingles à nourrice et plus sérieusement de rendre autant de joie à tous les coureurs chaque dimanche matin…

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